Sponsors kunnen uw congres veel brengen: de aanwezigheid van ‘de industrie' maakt dat deelnemers nieuwe producten en diensten ontdekken. Daarnaast brengen sponsors soms interessante spreker- of marketing kansen met zich mee. Tenslotte biedt het naast de deelnemersinkomsten een extra inkomstenstroom waardoor u minder kwetsbaar bent.

Onze aanpak; stapsgewijs

• Opstellen sponsorplan met meetbare omzet doelstellingen
• Tijdspad vaststellen
• Sponsorpakketten samenstellen
• Lijst van mogelijke sponsors maken en in overleg met u verrijken
• Acquisitie: versturen aanbod, nabellen, afspraken plannen
• Contractueel vastleggen sponsorships
• Opstellen sponsorhandboek
• Begeleiden sponsor voor, tijdens en na het congres, om hun investering optimaal te laten renderen
• Evaluatie rapportage en vervolgactie; herhaal boeking sponsorship

Ons advies

Inhoud en commercie gaan vaak niet samen. Het is lastig om tegen een hoofdsponsor nee te zeggen, als deze zijn bijdrage automatisch verbindt aan een lezing in het hoofdprogramma. Daarom adviseren wij altijd om de sponsorwerving door een ander te laten doen dan degene die sprekers benadert. Eigenlijk hetzelfde als bij kranten: de redactie en advertentie verkoop zijn twee aparte afdelingen.

Leg de sponsor ‘met beleid' in de watten

Vaak komt het voor dat de sponsor, nadat de handtekening gezet is, aan zijn lot wordt overgelaten. In alle hektiek gebeurt dit zonder kwade bedoelingen. Dit ondervangen wij door één persoon ‘sponsor' verantwoordelijke te maken, door een uitgebreid handboek te schrijven en mee te denken. Meedenken hoe de sponsor zijn investering zo goed mogelijk kan laten renderen. Dan is de kans dat hij er de volgende editie weer bij is heel groot!

Waar kunnen we dan over meedenken?

• Creatieve uitnodiging voor relaties van sponsors zodat hij zijn gratis congreskaarten optimaal benut. Wellicht een speciale sessie bedenken voor deze groep met één van de sprekers.
• Een actie om aandacht op hun stand te vestigen
• Give-away voor congres deelnemers
• Extra workshop
• Invullen persberichten
• Kan de sponsor ook in ‘product of diensten' sponsoren?
  Bijvoorbeeld: de parkeerkaarten worden u aangeboden door......