Haagsche Hogeschool

Phine van Doorne, Teamleider Propedeuse, Docent event management

Marga van CommGres geeft inspirerende gastcolleges en maakt wat los bij onze studenten, ze heeft passie voor het vak. Wij zijn als hoger BEROEPS opleiding, Academie voor Facility management blij met actieve participatie van het werkveld.

Logistiek: check, dubbelcheck

Vanaf het begin werken wij met een projectdraaiboek waarin alle taken en activiteiten voor, tijdens en na het event zijn vastgelegd. U weet op ieder moment wat er nog moet gebeuren en wie dat doet. Dit geeft u rust: een congres organiseren is tenslotte niet uw core-business. Wij trekken de kar, geen nieuws is bij ons echt goed nieuws!

Dagregie

Op de dag zelf zijn wij er voor u, de sprekers en deelnemers. Het team heeft het dagdraaiboek en weet precies wat er wanneer verwacht wordt. U kunt zich met uw gasten, sprekers en klanten bezighouden. Deze planmatige aanpak geeft ons ‘lucht' om onverwachte zaken, ter plekke professioneel op te lossen.

In het kort: briefing en aansturing hostess team, begeleiding op- en afbouw, tijd in de gaten houden i.s.m. dagvoorzitter, alle leveranciers aansturen: locatie, catering, techniek, act etc.

Financiën: begroting zonder verrassingen

De exploitatie van een congres is een zaak van grondig budgetteren en de voortgang nauwlettend bewaken. Dat doen we graag voor u en bovendien weten we uit ervaring dat er manieren zijn om uw omzet te verhogen en kosten te besparen. Wij kunnen u het volgende uit handen nemen:

Opzet van de financiële organisatie van het congres, taken en bevoegdheden.
Projectadministratie van het congres
Regelmatige rapportage
Advies en ondersteuning bij de inkoop van derden
Aanvraag offertes en onderhandelingen met leveranciers van: locatie, catering, techniek, sprekers, amusement
Advies over debiteurenrisico's, annulering en verzekeringen
Controle van inkomende facturen
Facturering aan deelnemers
Eindrapportage

Locatie selectie

Wij zoeken voor u de locatie die op maat past bij uw gewenste uitstraling, budget en omvang. Wij volgen de ontwikkelingen in de accommodatiemarkt op de voet. Wij adviseren en organiseren ook de juiste inzet van catering en techniek. Om het hele project team met de gekozen locatie kennis te laten maken, vindt hier altijd één van de projectvergadering plaats in het voortraject.

Deelnemersadministratie

Communicatie met deelnemers begint al vroeg en duurt voort tijdens de gehele voorbereiding. Het is uw visitekaartje naar de deelnemer toe. Een toegankelijke website met duidelijke inschrijfmogelijkheid, snelle deelnamebevestiging en facturering. Maar ook een vriendelijke herinnering met routebeschrijving vlak voor datum, het zijn de kleine dingen die het doen.

Opzet registratieformulier en gewenste database
Geautomatiseerde bevestiging op naam, voor digitale aanmeldingen
Verstrekken inlichtingen aan (potentiële) deelnemers
Herinneringsbrief met routebeschrijving
Facturatie aan deelnemers
Verwerking van inschrijvingen tot deelnemerslijsten
Ontwerp en productie naambadges
Tussentijdse rapportage inschrijvingen

Aankleding en sfeer

Een frisse en verrassende aankleding van uw congres, zet meteen de sfeer neer die u wenst. Dit zijn zaken die deelnemers aanspreken en bijblijven. Wij werken samen met gerenommeerde bureaus en cateraars zoals: